GDPR
Ochrana osobních údajů
Tyto zásady zpracování osobních údajů vysvětlují, jak 4GLOW, z.ú., IČO: 29589975, se sídlem v České republice (dále jen „4GLOW“, „my“ nebo „správce“) zpracovává osobní údaje v souvislosti se svou činností, webovými stránkami, komunikací, akcemi a projekty.
Správce zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 („GDPR“), zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a dalšími použitelnými právními předpisy.
1. Kdo zpracovává vaše údaje (správce)
Správcem osobních údajů je nezisková organizace:
• Název: 4GLOW, z.ú.
• IČO: 29589975
• Sídlo: Antala Staška 1734/56, Krč, 140 00 Praha
• Zapsána: zapsaná v rejstříku ústavů vedeném u Městského soudu v Praze, oddíl U, vložka 1442
• Kontaktní e-mail: jana@4glow.com
• Web: www.4glow.cz
V záležitostech ochrany osobních údajů nás můžete kontaktovat e-mailem na jana@4glow.com.
Podle našeho současného posouzení se na 4GLOW nevztahuje povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Pokud se rozsah nebo povaha zpracování osobních údajů změní, povinnost znovu posoudíme
2. Jaké osobní údaje zpracováváme a proč
Rozsah zpracovávaných údajů závisí na tom, jak s námi komunikujete nebo se zapojujete do našich aktivit. Může jít zejména o identifikační a kontaktní údaje, obsah komunikace, údaje o daru a platbě, údaje uvedené v dotaznících, údaje související se spoluprací, údaje pro zasílání newsletteru, technické údaje o návštěvě webu a údaje zachycené v příbězích, fotografiích či videích.
V jednotlivých případech mohou být zpracovávány také zvláštní kategorie osobních údajů, například údaje o zdravotním stavu. Takové údaje zpracováváme pouze tehdy, je-li to nezbytné a máme-li pro jejich zpracování odpovídající právní základ podle čl. 9 GDPR, zejména váš výslovný souhlas.
3. Účely zpracování a právní základy
Osobní údaje zpracováváme vždy pouze v nezbytném rozsahu a pro konkrétní účel a na základě některého z právních titulů podle čl. 6 odst. 1 GDPR, případně čl. 9 GDPR.
• Kontaktní formulář na webu a běžná komunikace. Zpracováváme jméno, příjmení, e-mail a obsah vaší zprávy. Účelem je vyřídit váš dotaz nebo podnět a komunikovat s vámi. Je-li komunikace vedena na vaši žádost v souvislosti s možným uzavřením smlouvy, je právním základem jednání o smlouvě a přijetí opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR. V ostatních případech je právním základem náš oprávněný zájem na vyřízení vašeho dotazu či podnětu a na související komunikaci podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Dotazníky a průzkumy (SurveyHero). Zpracováváme odpovědi z dotazníku, případně kontaktní údaje, které v nich sami uvedete. Účelem je zjišťovat skutečné potřeby dívek, klubů a komunity a podle nich rozvíjet naše aktivity. Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; pokud by byly zpracovávány zvláštní kategorie osobních údajů, také váš výslovný souhlas podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR.
• Dary a veřejné sbírky. Zpracováváme jméno, příjmení, kontaktní a platební údaje, výši a datum daru. Účelem je přijetí a evidence daru, plnění práv a povinností vyplývajících z darovací smlouvy, vystavení potvrzení pro daňové účely, vedení účetnictví a poděkování. Právním základem je plnění darovací smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR a plnění právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, zejména podle účetních a daňových předpisů. Je-li to přiměřené okolnostem, může být právním základem pro poděkování za dar a související komunikaci náš oprávněný zájem na komunikaci s dárci podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Příběhy sportovkyň a ambasadorek. Zpracováváme jméno, sdílený příběh, sportovní zkušenosti a případně fotografie či videa. Účelem je osvěta a zvyšování viditelnosti ženského sportu, včetně publikace na webu a sociálních sítích. Právním základem je váš výslovný souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, případně podle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR, jsou-li zpracovávány zvláštní kategorie osobních údajů. Souhlas můžete kdykoli odvolat; odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.
• Spolupráce s kluby a firmami. Zpracováváme kontaktní a identifikační údaje zástupců partnerů. Účelem je navázání, příprava a realizace spolupráce. Právním základem je jednání o smlouvě a přijetí opatření před jejím uzavřením, případně plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR; v odůvodněných případech je právním základem náš oprávněný zájem na navázání a rozvoji spolupráce podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
• Newsletter a novinky. Pokud si vyžádáte zasílání novinek, zpracováváme váš e-mail za účelem jejich rozesílání. Právním základem je váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, který můžete kdykoli odvolat, včetně možnosti odhlásit odběr.
• Návštěva webu. V souvislosti s návštěvou webových stránek mohou být zpracovávány technické údaje a soubory cookies. Podrobnosti jsou uvedeny v samostatné cookie liště nebo v zásadách cookies dostupných na webových stránkách.
4. Cookies a analytické nástroje
Na našich webových stránkách, které běží na platformě Wix, jsou z důvodu funkčnosti používány soubory cookies a obdobné technologie. Cookies jsou malé textové soubory, které se ukládají do zařízení návštěvníka a umožňují rozpoznat určité nastavení nebo zaznamenat informace o používání webu.
Nezbytné cookies jsou nutné pro technické fungování webových stránek, jejich zabezpečení a poskytování vámi požadované služby. Používáme je na základě nezbytnosti pro poskytování webu.
Preferenční cookies mohou sloužit k zapamatování vašich voleb a nastavení. Jejich právní režim se posuzuje podle konkrétního účelu a míry nezbytnosti; pokud nejsou nezbytné, aktivujeme je pouze na základě příslušného právního titulu.
Analytické cookies slouží k vyhodnocování návštěvnosti a způsobu používání webových stránek. Aktivujeme je až po vašem předchozím souhlasu, není-li v konkrétním případě právně použitelná jiná výjimka.
-
Marketingové cookies slouží k měření účinnosti kampaní, vytváření publik či zobrazování relevantnějšího obsahu nebo reklamy. Aktivujeme je až po vašem předchozím souhlasu, není-li v konkrétním případě právně použitelná jiná výjimka.
Nastavení cookies můžete kdykoli změnit ve svém prohlížeči nebo prostřednictvím cookie lišty dostupné na webových stránkách.
5. Komu údaje předáváme (zpracovatelé)
Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a jen osobám, které je potřebují pro plnění uvedených účelů. Příjemci mohou být samostatnými správci, společnými správci nebo zpracovateli; jejich postavení se posuzuje podle povahy konkrétního zpracování a smluvního nastavení.
• poskytovatel webové platformy Wix.com Ltd., který může podle povahy služby a smluvního nastavení vystupovat jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR;
• poskytovatel dotazníkové platformy SurveyHero (Enuvo GmbH, Švýcarsko), který může podle povahy služby a smluvního nastavení vystupovat jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR;
• poskytovatelé IT, hostingových, cloudových, e-mailových a souvisejících služeb, kteří mohou podle povahy služby a smluvního nastavení vystupovat jako zpracovatelé ve smyslu čl. 28 GDPR;
• externí účetní a poskytovatelé účetních či daňových služeb, kteří mohou podle povahy služby a smluvního nastavení vystupovat jako zpracovatelé nebo samostatní správci;
• provozovatelé sociálních sítí, zejména Meta Platforms Ireland Limited, TikTok a LinkedIn: při návštěvě profilů 4GLOW na těchto sociálních sítích nebo při interakci s jejich obsahem mohou tito provozovatelé zpracovávat osobní údaje podle vlastních zásad ochrany osobních údajů. Podle konkrétního zpracování mohou vystupovat jako samostatní správci nebo společní správci; nejsou automaticky našimi zpracovateli;
• veřejné orgány a jiné oprávněné subjekty, pokud je předání nebo zpřístupnění osobních údajů vyžadováno právní povinností nebo je nezbytné pro ochranu našich právních nároků.
Pokud pro nás třetí osoba zpracovává osobní údaje jako zpracovatel ve smyslu čl. 28 GDPR, uzavíráme s ní smlouvu o zpracování osobních údajů nebo zajišťujeme jiný odpovídající smluvní rámec, vyžaduje-li jej GDPR.
6. Předání údajů mimo EU/EHP
Někteří naši poskytovatelé služeb (například Wix nebo provozovatelé sociálních sítí) mohou vaše osobní údaje zpracovávat i mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, případně k nim může být z těchto zemí umožněn přístup. K takovému předání dochází pouze tehdy, jsou-li splněny podmínky kapitoly V GDPR.
Podle konkrétního případu mohou být použity zejména rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky nebo jiné zákonné záruky a výjimky stanovené GDPR. Ve vztahu ke Švýcarsku může být relevantním právním základem rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně. Konkrétní mechanismus předání vždy závisí na používané službě, jejím smluvním nastavení a okolnostech daného zpracování.
7. Jak dlouho osobní údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro naplnění účelu zpracování, splnění zákonných povinností a případnou ochranu nebo uplatnění právních nároků. Konkrétní doba uchování se může lišit podle povahy údaje, účelu zpracování a právního titulu.
• Kontaktní dotazy a běžnou komunikaci uchováváme po dobu nezbytnou k vyřízení dotazu a následně po přiměřenou dobu poté, zpravidla nejdéle 3 roky, pokud neexistuje jiný právní důvod pro delší uchování.
• Údaje související s dary, darovacími smlouvami, účetnictvím a daňovými doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy, zejména účetními a daňovými předpisy. Konkrétní doba uchování závisí na druhu dokumentu a jeho účelu.
• Údaje pro zasílání newsletteru uchováváme do odvolání souhlasu nebo do skončení účelu zpracování.
-
Příběhy, fotografie a videa zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do odvolání souhlasu nebo do skončení účelu, pro který byly poskytnuty.
Údaje zpracovávané na základě souhlasu uchováváme do jeho odvolání, nejdéle však po dobu, po kterou je souhlas relevantní pro daný účel, pokud právní předpis nebo ochrana právních nároků nevyžadují delší uchování. Po uplynutí příslušné doby osobní údaje bezpečně vymažeme, anonymizujeme nebo je uchováme pouze tehdy, vyžaduje-li to právní předpis či oprávněná potřeba ochrany právních nároků.
8. Zpracování osobních údajů nezletilých osob
Protože se věnujeme dívkám a mladým sportovkyním, přistupujeme k údajům nezletilých se zvláštní opatrností. Příběhy, fotografie a videa nezletilých osob zveřejňujeme pouze na základě příslušného souhlasu jejich zákonného zástupce a s ohledem na věk a vyspělost dítěte. Pokud zpracování vyžaduje souhlas dítěte nebo zákonného zástupce a potřebný souhlas nebyl udělen, osobní údaje nezpracováváme nebo je bez zbytečného odkladu odstraníme.
9. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů
Ve vztahu ke svým osobním údajům máte podle GDPR tato práva:
• právo na přístup k údajům, které o vás zpracováváme;
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů;
• právo na výmaz („právo být zapomenut“);
• právo na omezení zpracování;
• právo na přenositelnost údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu;
• právo kdykoli odvolat udělený souhlas, aniž je dotčena zákonnost dřívějšího zpracování;
• právo podat stížnost u dozorového úřadu.
Svá práva můžete uplatnit na e-mailové adrese jana@4glow.com. Na žádost zpravidla odpovíme do jednoho měsíce od jejího obdržení. Je-li žádost složitá nebo je-li žádostí více, může být tato lhůta prodloužena až o další dva měsíce; o prodloužení vás budeme informovat v souladu s GDPR.
Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu - Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.
10. Zabezpečení osobních údajů
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným nebo nahodilým přístupem, ztrátou, změnou, zničením nebo jiným neoprávněným zpracováním. Rozsah opatření volíme s ohledem na povahu zpracování, dostupné technologie a rizika pro práva a svobody fyzických osob. Přístup k údajům mají pouze osoby, které je potřebují pro plnění svých úkolů, a jsou vázány mlčenlivostí.
11. Automatizované rozhodování
Podle současného nastavení 4GLOW neprovádí rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo ve smyslu čl. 22 GDPR.
Běžné technické vyhodnocování návštěvnosti webových stránek nebo segmentace pro statistické účely samo o sobě nepředstavují takové automatizované rozhodování.
12. Změny těchto zásad
Pravidelně sledujeme vývoj české a evropské legislativy v oblasti ochrany osobních údajů. Pokud se situace změní, budeme tyto zásady zpracování osobních údajů přiměřeně aktualizovat a nové znění zveřejníme na tomto webu.